| Ratgeber
Mehrfamilienwohnungen in Stuttgart: MAYLIVING

Wer eine Neubau-Eigentumswohnung kauft, bekommt vom Bauträger in der Regel einen Hausverwalter zur Seite gestellt. Das ist für Wohnungseigentümergemeinschaften, kurz WEG, auch eine sehr sinnvolle Maßnahme, denn die rechtlichen, bautechnischen und kaufmännischen Herausforderungen, die an Eigentümer in einer WEG gestellt werden, wachsen stetig. Ob kleine oder große Gemeinschaft: Die Verwaltung Ihres Wohneigentums sollten Sie in sachkundige Hände legen. Woran Sie einen guten Verwalter erkennen, erfahren Sie in unserem folgenden Beitrag.

Wenn eine Wohnungsanlage oder ein Mehrfamilienhaus gebaut wird, bestimmt fast immer der aufteilende Bauträger bereits mit der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung einen Hausverwalter für die WEG. Mitunter übernimmt er diese Funktion auch selbst. Der Vorteil für die Eigentümer: Die WEG hat sofort eine handlungsfähige Hausverwaltung. Andererseits birgt dieses Modell das Risiko, dass der Verwalter nicht völlig neutral und unabhängig von den Interessen des Bauträgers arbeitet oder arbeiten kann. Um den Verbraucher davor zu schützen, dass Mängelansprüche gegen den Bauträger durch den Verwalter so lange abgeblockt oder verschleppt werden bis sie verjährt sind, hat der Gesetzgeber die Dauer der Erstbestellung des Verwalters auf drei Jahre begrenzt. Auf diese Weise bleibt den WEG-Mitgliedern, wenn es mit dem ersten Verwalter nicht rund läuft, genug Zeit, Gewährleistungsansprüche gegen den Bauträger noch fristgerecht durchzusetzen – diese kann der Eigentümer einer Neubauimmobilie nämlich insgesamt fünf Jahre lang anmelden.

Welche Aufgaben hat der Verwalter?

Die Tätigkeiten des Hausverwalters sind im Wohnungseigentumsgesetz ganz genau geregelt. So stellt er beispielsweise eine Hausordnung auf und überwacht die Instandhaltung. Desweiteren zieht er das Hausgeld ein, sorgt für eine angemessene Instandhaltungsrücklage und es ist auch seine Aufgabe, einen belastbaren Wirtschaftsplan für die WEG zu konzipieren. Häufig kümmert er sich auch um den Abschluss neuer und die Betreuung bestehender Versicherungsverträge der WEG. Wenn sich innerhalb des Objekts maßgebliche Veränderungen, etwa eine Nutzungsänderung, ergeben, leitet er bei der Versicherung eine Anpassung der Deckungssumme ein. Bei all seinen Tätigkeiten ist er zu absoluter Neutralität verpflichtet – ob im Tagesgeschäft, bei der Eigentümerversammlung oder in Konfliktsituationen mit dem Bauträger und Dienstleistern.

Vertrauensvolle Aufgaben rund um die WEG übernimmt der Verwalter. Bild: pixabay

Was viele nicht wissen: Der Verwalter muss sogar mit einbezogen werden, wenn ein Eigentümer seine Wohnung verkaufen möchte. Das schreibt das Wohnungseigentümergesetz vor. Der Grund? Mit der Bonitätsprüfung eines Käufers, der zukünftig ja Teil der WEG sein soll, wird die Eigentümergemeinschaft vor zahlungsunfähigen Neu-Eigentümern geschützt. Bevor es zum Notar geht, muss also erst einmal der Verwalter grünes Licht für den Kauf der Wohnung geben.

Ihr Verwalter im Check

Ihre WEG vertraut dem Hausverwalter einen sehr hohen Vermögenswert an. Da er für mehrere Jahre bestellt wird, sollte er optimal zur Eigentümergemeinschaft passen. Ein grundlegendes Qualitätsmerkmal ist, wenn der Hausverwalter hauptberuflich in diesem Beruf arbeitet und Mitglied in einem einschlägigen Fach- oder Berufsverband ist, der vor der Aufnahme das Fachwissen eines Verwalters prüft. Zu den unabdingbaren Basics gehört außerdem, dass der Verwalter eine Vermögensschaden- und betriebliche Haftpflichtversicherung unterhält.

Fragen Sie Ihren aktuellen oder potenziellen Verwalter ruhig nach seiner Ausbildung, seinen Qualifikationen in kaufmännischen, juristischen und bautechnischen Fragen sowie seinen laufenden Fortbildungen. Kompetenz ist allerdings nicht alles, denn auch menschlich und hinsichtlich seiner zeitlichen und personellen Kapazitäten muss es passen. Wenn er kaum oder nie für eine Begehung des Objekts vor Ort sein kann oder will, schlecht erreichbar ist, lange Bearbeitungszeiten hat oder sich zu wenig Zeit für die Belange der Eigentümer und deren Mieter nimmt, fehlt es schnell an Vertrauen, und nicht selten leidet auch die Immobilie.

Zugunsten der finanziellen Sicherheit Ihrer WEG sollten Sie darauf achten, ob Ihr Verwalter engagiert, termintreu und sorgfältig arbeitet. Dazu gehören eine strukturierte Büroorganisation und kaufmännische Betreuung. Anhand der folgenden Checkliste erkennen Sie einen kompetenten Verwalter.

  • Hat Ihr Verwalter ein offenes Ohr für die Anliegen der WEG-Mitglieder und ist er für sie immer erreichbar und auch ansprechbar?
  • Geht er Maßnahmen und die Bearbeitung von Fragen aktiv an?
  • Arbeitet er zielführend und konstruktiv mit dem Verwaltungsbeirat zusammen?
  • Begeht er regelmäßig das Objekt und macht sich persönlich ein Bild von dessen Zustand?
  • Werden die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen fristgerecht verschickt und sind die Unterlagen vollständig und kundenfreundlich?
  • Gibt er der WEG die Möglichkeit, die Tagesordnungspunkte mitzugestalten bzw. zu erweitern?
  • Tritt der Verwalter in der Eigentümerversammlung neutral und kompetent auf? Findet er sachliche Argumente? Lässt er kritische Eigentümer zu Wort kommen? Weiß er auf sachlicher Ebene zu vermitteln?
  • Ist die Beschlusssammlung detailliert und sorgfältig erstellt?
  • Werden die Protokolle zur Versammlung zeitnah und nachvollziehbar aufbereitet sowie schnell zugestellt?
  • Werden Beschlüsse zeitnah, engagiert und im Sinne der WEG umgesetzt?
  • Werden alle Vorgänge und Maßnahmen dokumentiert und auch transparent belegt?
  • Werden die Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne inklusive der steuerlichen Ausweise nachvollziehbar gestaltet?
  • Werden vor der Auftragserteilung für die Umsetzung kostenintensiver Maßnahmen mehrere Angebote eingeholt und neutral bewertet? Sind die Angebote aufgeschlüsselt und transparent?
  • Laufen die Hausgeld- und Rücklagekonten auf den Namen der Eigentümergemeinschaft bzw. der einzelnen Eigentümer?
  • Ist die Höhe der Instandhaltungsrücklage nachvollziehbar und detailliert aufgeschlüsselt?
  • Verfügen die Rücklagen über einen Anlageschutz?
  • Ist die Verfügungsvollmacht geregelt? Gibt es für den Fall von Krankheit oder Abwesenheit einen Bevollmächtigten?

Wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten können, ist das schon einmal ein positives Zeichen dafür, dass Sie mit einem Verwalter zusammenarbeiten, der sein Fach beherrscht. Bahnen sich personelle Veränderungen in der Verwaltung an, sollten Sie gut hinsehen, wem Sie Ihre Immobilie anvertrauen.

Wenn Sie den Verwalter wechseln möchten…

Sind sich die Eigentümer einig, dass ihr aktueller Verwalter ihre WEG nachweislich nicht gut betreut oder sogar fatale Fehler macht, die der Eigentümergemeinschaft zum Nachteil gereichen, steht ein Wechsel an. Möchten Sie die Zusammenarbeit vorzeitig beenden, sollten Sie sich von einem Fachanwalt beraten lassen, wie Sie die ungünstige Konstellation vor der Frist beenden können. Denn normalerweise läuft der Vertrag mit Ihrem Verwalter ja drei oder sogar fünf Jahre, und eine Kündigung während der Laufzeit bedarf handfester Gründe. Bitte beachten Sie außerdem: Vor einer Kündigung muss die WEG dazu erst einmal im Rahmen einer Eigentümerversammlung einen Beschluss fassen.

Wie findet man einen kompetenten neuen Verwalter? Fragen Sie im Familien- und Bekanntenkreis nach! Da sich keine Eigentümergemeinschaft und kein Gebäude gleicht, sollten Sie eine Empfehlung allerdings genau prüfen und daraufhin abklopfen, ob Sie von den gleichen Voraussetzungen wie Ihr Gesprächspartner ausgehen. Kleine Eigentümergemeinschaften haben andere Bedürfnisse und Problemstellungen als große – und nicht jeder Verwalter eignet sich für beide gleichermaßen. Zielführend ist es auch oft, bei Eigentümern von gepflegten Objekten in vergleichbarer Größe nachzufragen, wer sie verwaltet – und ob sie ihren Verwalter weiterempfehlen.

Gesucht – gefunden!? Der neue Kandidat im Check

Konnte Ihr neuer potenzieller Verwalter seine grundlegende Qualifikation belegen, sollten Sie vor der Unterzeichnung des Verwaltervertrags mit ihm folgende Fragen durchgehen:

  • Hat der Verwalter das Objekt und die für ihn relevanten Verträge sowie Unterlagen in Augenschein genommen?
  • Wird der Verwalter das Objekt regelmäßig persönlich begehen können? Mit Checkliste und Protokoll?
  • Zu welchen Zeiten ist der Verwalter für die WEG erreichbar? Gibt es feste Ansprechpartner, eine Notfall-Nummer und eine Vertretung?
  • Verwendet der Verwalter eine professionelle, aktuelle Verwaltungssoftware?
  • Kann der Verwalter Fragen zeitnah, fachkundig, verständlich und kundenfreundlich beantworten?
  • Hat der Verwalter nachweisbar Erfahrung in der Betreuung ähnlich strukturierter Eigentümergemeinschaften und dimensionierter Objekte? Kann er Referenzen vorlegen?
  • Betreibt der Verwalter ein internes Qualitätsmanagement? Sind seine Abläufe zertifiziert?
  • Unterhält der Verwalter Rahmenverträge oder Kooperationen mit Versicherungen, Energieversorgern und anderen Dienstleistern?
  • Kann der Verwalter die vom Gesetzgeber geforderte Vermögensschadens-Haftpflichtversicherung in Höhe von 500.000 Euro pro Versicherungsfall und 1.000.000 Euro pro Jahr vorweisen? Achtung: Gesetzliche Pflicht! Verfügt der Verwalter über eine Betriebshaftpflichtversicherung?
  • Hat der Verwalter nachweisbare Erfahrung mit der Einleitung, Überwachung und Abnahme von Instandhaltungsmaßnahmen? Verfügt er über technisches Personal oder ein Netzwerk aus zuverlässigen Handwerkern und Dienstleistern zugreifen?

Wenn diese Fragen mit Ja beantwortet werden können, bringt Ihr neuer potenzieller Verwalter schon einmal vieles mit, um Ihre WEG fachkundig und professionell zu betreuen.

Bild: pixabay

Die Bestellung des neuen Verwalters

Ob Sie den alten Verwalter abwählen oder einen neuen bestellen möchten: Bei einer WEG muss dazu grundsätzlich eine Wohnungseigentümerversammlung einberufen werden, in der die Eigentümer den Verwalter offiziell wählen. Nimmt dieser die Wahl an, wird über seine Bestellung ein Beschluss gefasst. Beim Vertrag sollten Sie sich juristische Unterstützung sichern. Achten Sie dabei unter anderem auf folgende Aspekte:

  • Die Firmierung des Verwalters muss auf dem Vertragsdokument korrekt erscheinen.
  • Legen Sie die Laufzeit des Vertrags schriftlich fest: Sie können eine Vertragsdauer von maximal fünf Jahren vereinbaren.
  • Regeln Sie die Aufgaben des Verwalters und die Pflichten der WEG klar und transparent.
  • Gehören Sie zu einer kleinen WEG und können einzelne Aufgaben durch Mitglieder Ihrer WEG selbst erledigt werden? Nehmen Sie auch das in den Vertrag auf – es geht für Sie und den Verwalter um wichtige Haftungsfragen!
  • Weisen Sie die Vergütung des Verwalters als Bruttobetrag aus.
  • Regeln Sie Fragen der Haftung klar und eindeutig.
  • Halten Sie auch Sonderwünsche der WEG vertraglich fest.

Je besser Sie sich als WEG intern organisieren, etwa über einen Verwaltungsbeirat, desto erfolgreicher und aktiver können Sie am Werterhalt Ihres Zuhauses oder Ihrer Kapitalanlage mitwirken. Wir wünschen Ihnen eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem Verwalter.

Erfahren Sie mehr über Risiken in Eigentümergemeinschaften.

Unser Titelbild stammt aus dem Neubauprojekt „MAYLIVING“ in Stuttgart-Feuerbach. Hier entstehen 70 Eigentumswohnungen.