Wer eine Neubau-Eigentumswohnung kauft, bekommt vom Bauträger in der Regel einen Hausverwalter zur Seite gestellt. Das ist für Wohnungseigentümergemeinschaften, kurz WEG, auch eine sehr sinnvolle Maßnahme, denn die rechtlichen, bautechnischen und kaufmännischen Herausforderungen, die an Eigentümer in einer WEG gestellt werden, wachsen stetig. Ob kleine oder große Gemeinschaft: Die Verwaltung Ihres Wohneigentums sollten Sie in sachkundige Hände legen. Woran Sie einen guten Verwalter erkennen, erfahren Sie in unserem folgenden Beitrag.
Wenn eine Wohnungsanlage oder ein Mehrfamilienhaus gebaut wird,
bestimmt fast immer der aufteilende Bauträger bereits mit der Teilungserklärung
und Gemeinschaftsordnung einen Hausverwalter für die WEG. Mitunter übernimmt er
diese Funktion auch selbst. Der Vorteil für die Eigentümer: Die WEG hat sofort eine handlungsfähige
Hausverwaltung. Andererseits birgt dieses Modell das Risiko, dass der Verwalter
nicht völlig neutral und unabhängig von den Interessen des Bauträgers arbeitet
oder arbeiten kann. Um den Verbraucher davor zu schützen, dass Mängelansprüche
gegen den Bauträger durch den Verwalter so lange abgeblockt oder verschleppt
werden bis sie verjährt sind, hat der Gesetzgeber die Dauer der Erstbestellung des
Verwalters auf drei Jahre begrenzt. Auf diese Weise bleibt den WEG-Mitgliedern,
wenn es mit dem ersten Verwalter nicht rund läuft, genug Zeit,
Gewährleistungsansprüche gegen den Bauträger noch fristgerecht durchzusetzen –
diese kann der Eigentümer einer Neubauimmobilie nämlich insgesamt fünf Jahre
lang anmelden.
Welche Aufgaben hat der Verwalter?
Die Tätigkeiten des Hausverwalters sind im Wohnungseigentumsgesetz ganz genau geregelt. So stellt er beispielsweise eine Hausordnung auf und überwacht die Instandhaltung. Desweiteren zieht er das Hausgeld ein, sorgt für eine angemessene Instandhaltungsrücklage und es ist auch seine Aufgabe, einen belastbaren Wirtschaftsplan für die WEG zu konzipieren. Häufig kümmert er sich auch um den Abschluss neuer und die Betreuung bestehender Versicherungsverträge der WEG. Wenn sich innerhalb des Objekts maßgebliche Veränderungen, etwa eine Nutzungsänderung, ergeben, leitet er bei der Versicherung eine Anpassung der Deckungssumme ein. Bei all seinen Tätigkeiten ist er zu absoluter Neutralität verpflichtet – ob im Tagesgeschäft, bei der Eigentümerversammlung oder in Konfliktsituationen mit dem Bauträger und Dienstleistern.
Was viele nicht wissen: Der Verwalter muss sogar mit einbezogen
werden, wenn ein Eigentümer seine Wohnung verkaufen möchte. Das schreibt das
Wohnungseigentümergesetz vor. Der Grund? Mit der Bonitätsprüfung eines Käufers,
der zukünftig ja Teil der WEG sein soll, wird die Eigentümergemeinschaft vor
zahlungsunfähigen Neu-Eigentümern geschützt. Bevor es zum Notar geht, muss also
erst einmal der Verwalter grünes Licht für den Kauf der Wohnung geben.
Ihr Verwalter im Check
Ihre WEG vertraut dem Hausverwalter einen sehr hohen Vermögenswert
an. Da er für mehrere Jahre bestellt wird, sollte er optimal zur
Eigentümergemeinschaft passen. Ein grundlegendes Qualitätsmerkmal ist, wenn der
Hausverwalter hauptberuflich in diesem Beruf arbeitet und Mitglied in einem einschlägigen
Fach- oder Berufsverband ist, der vor der Aufnahme das Fachwissen eines Verwalters
prüft. Zu den unabdingbaren Basics gehört außerdem, dass der Verwalter eine
Vermögensschaden- und betriebliche Haftpflichtversicherung unterhält.
Fragen Sie Ihren aktuellen oder potenziellen Verwalter ruhig nach
seiner Ausbildung, seinen Qualifikationen in kaufmännischen, juristischen und
bautechnischen Fragen sowie seinen laufenden Fortbildungen. Kompetenz ist
allerdings nicht alles, denn auch menschlich und hinsichtlich seiner zeitlichen
und personellen Kapazitäten muss es passen. Wenn er kaum oder nie für eine
Begehung des Objekts vor Ort sein kann oder will, schlecht erreichbar ist,
lange Bearbeitungszeiten hat oder sich zu wenig Zeit für die Belange der
Eigentümer und deren Mieter nimmt, fehlt es schnell an Vertrauen, und nicht
selten leidet auch die Immobilie.
Zugunsten der finanziellen Sicherheit Ihrer WEG sollten Sie darauf achten, ob Ihr Verwalter engagiert, termintreu und sorgfältig arbeitet. Dazu gehören eine strukturierte Büroorganisation und kaufmännische Betreuung. Anhand der folgenden Checkliste erkennen Sie einen kompetenten Verwalter.
- Hat Ihr Verwalter ein offenes Ohr für die Anliegen der WEG-Mitglieder und ist er für sie immer erreichbar und auch ansprechbar?
- Geht er Maßnahmen und die Bearbeitung von Fragen aktiv an?
- Arbeitet er zielführend und konstruktiv mit dem Verwaltungsbeirat zusammen?
- Begeht er regelmäßig das Objekt und macht sich persönlich ein Bild von dessen Zustand?
- Werden die Einladungen zu den Eigentümerversammlungen fristgerecht verschickt und sind die Unterlagen vollständig und kundenfreundlich?
- Gibt er der WEG die Möglichkeit, die Tagesordnungspunkte mitzugestalten bzw. zu erweitern?
- Tritt der Verwalter in der Eigentümerversammlung neutral und kompetent auf? Findet er sachliche Argumente? Lässt er kritische Eigentümer zu Wort kommen? Weiß er auf sachlicher Ebene zu vermitteln?
- Ist die Beschlusssammlung detailliert und sorgfältig erstellt?
- Werden die Protokolle zur Versammlung zeitnah und nachvollziehbar aufbereitet sowie schnell zugestellt?
- Werden Beschlüsse zeitnah, engagiert und im Sinne der WEG umgesetzt?
- Werden alle Vorgänge und Maßnahmen dokumentiert und auch transparent belegt?
- Werden die Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne inklusive der steuerlichen Ausweise nachvollziehbar gestaltet?
- Werden vor der Auftragserteilung für die Umsetzung kostenintensiver Maßnahmen mehrere Angebote eingeholt und neutral bewertet? Sind die Angebote aufgeschlüsselt und transparent?
- Laufen die Hausgeld- und Rücklagekonten auf den Namen der Eigentümergemeinschaft bzw. der einzelnen Eigentümer?
- Ist die Höhe der Instandhaltungsrücklage nachvollziehbar und detailliert aufgeschlüsselt?
- Verfügen die Rücklagen über einen Anlageschutz?
- Ist die Verfügungsvollmacht geregelt? Gibt es für den Fall von Krankheit oder Abwesenheit einen Bevollmächtigten?
Wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten können, ist das schon
einmal ein positives Zeichen dafür, dass Sie mit einem Verwalter zusammenarbeiten,
der sein Fach beherrscht. Bahnen sich personelle Veränderungen in der
Verwaltung an, sollten Sie gut hinsehen, wem Sie Ihre Immobilie anvertrauen.
Wenn Sie den Verwalter wechseln möchten…
Sind sich die Eigentümer einig, dass ihr aktueller Verwalter ihre WEG nachweislich nicht gut betreut oder sogar fatale Fehler macht, die der Eigentümergemeinschaft zum Nachteil gereichen, steht ein Wechsel an. Möchten Sie die Zusammenarbeit vorzeitig beenden, sollten Sie sich von einem Fachanwalt beraten lassen, wie Sie die ungünstige Konstellation vor der Frist beenden können. Denn normalerweise läuft der Vertrag mit Ihrem Verwalter ja drei oder sogar fünf Jahre, und eine Kündigung während der Laufzeit bedarf handfester Gründe. Bitte beachten Sie außerdem: Vor einer Kündigung muss die WEG dazu erst einmal im Rahmen einer Eigentümerversammlung einen Beschluss fassen.
Wie findet man einen kompetenten neuen Verwalter? Fragen Sie im
Familien- und Bekanntenkreis nach! Da sich keine Eigentümergemeinschaft und kein
Gebäude gleicht, sollten Sie eine Empfehlung allerdings genau prüfen und
daraufhin abklopfen, ob Sie von den gleichen Voraussetzungen wie Ihr
Gesprächspartner ausgehen. Kleine Eigentümergemeinschaften haben andere
Bedürfnisse und Problemstellungen als große – und nicht jeder Verwalter eignet
sich für beide gleichermaßen. Zielführend ist es auch oft, bei Eigentümern von
gepflegten Objekten in vergleichbarer Größe nachzufragen, wer sie verwaltet –
und ob sie ihren Verwalter weiterempfehlen.
Gesucht – gefunden!? Der neue Kandidat im Check
Konnte Ihr neuer potenzieller Verwalter seine grundlegende
Qualifikation belegen, sollten Sie vor der Unterzeichnung des Verwaltervertrags
mit ihm folgende Fragen durchgehen:
- Hat der Verwalter das Objekt und die für ihn relevanten
Verträge sowie Unterlagen in Augenschein genommen? - Wird der Verwalter das Objekt regelmäßig persönlich
begehen können? Mit Checkliste und Protokoll? - Zu welchen Zeiten ist der Verwalter für die
WEG erreichbar? Gibt es feste Ansprechpartner, eine Notfall-Nummer und eine
Vertretung? - Verwendet der Verwalter eine professionelle,
aktuelle Verwaltungssoftware? - Kann der Verwalter Fragen zeitnah, fachkundig,
verständlich und kundenfreundlich beantworten? - Hat der Verwalter nachweisbar Erfahrung in der
Betreuung ähnlich strukturierter Eigentümergemeinschaften und dimensionierter
Objekte? Kann er Referenzen vorlegen? - Betreibt der Verwalter ein internes
Qualitätsmanagement? Sind seine Abläufe zertifiziert? - Unterhält der Verwalter Rahmenverträge oder
Kooperationen mit Versicherungen, Energieversorgern und anderen Dienstleistern? - Kann der Verwalter die vom Gesetzgeber geforderte
Vermögensschadens-Haftpflichtversicherung in Höhe von 500.000 Euro pro
Versicherungsfall und 1.000.000 Euro pro Jahr vorweisen? Achtung: Gesetzliche
Pflicht! Verfügt der Verwalter über eine Betriebshaftpflichtversicherung? - Hat der Verwalter nachweisbare Erfahrung mit
der Einleitung, Überwachung und Abnahme von Instandhaltungsmaßnahmen? Verfügt
er über technisches Personal oder ein Netzwerk aus zuverlässigen Handwerkern
und Dienstleistern zugreifen?
Wenn diese Fragen mit Ja beantwortet werden können, bringt Ihr neuer potenzieller Verwalter schon einmal vieles mit, um Ihre WEG fachkundig und professionell zu betreuen.
Die Bestellung des neuen Verwalters
Ob Sie den alten Verwalter abwählen oder einen
neuen bestellen möchten: Bei einer WEG muss dazu grundsätzlich eine Wohnungseigentümerversammlung
einberufen werden, in der die Eigentümer den Verwalter offiziell wählen. Nimmt dieser
die Wahl an, wird über seine Bestellung ein Beschluss gefasst. Beim Vertrag
sollten Sie sich juristische Unterstützung sichern. Achten Sie dabei unter
anderem auf folgende Aspekte:
- Die Firmierung des Verwalters muss auf dem
Vertragsdokument korrekt erscheinen. - Legen Sie die Laufzeit des Vertrags schriftlich
fest: Sie können eine Vertragsdauer von maximal fünf Jahren vereinbaren. - Regeln Sie die Aufgaben des Verwalters und die
Pflichten der WEG klar und transparent. - Gehören Sie zu einer kleinen WEG und können
einzelne Aufgaben durch Mitglieder Ihrer WEG selbst erledigt werden? Nehmen Sie
auch das in den Vertrag auf – es geht für Sie und den Verwalter um wichtige
Haftungsfragen! - Weisen Sie die Vergütung des Verwalters als
Bruttobetrag aus. - Regeln Sie Fragen der Haftung klar und
eindeutig. - Halten Sie auch Sonderwünsche der WEG
vertraglich fest.
Je besser Sie sich als WEG intern organisieren, etwa über
einen Verwaltungsbeirat, desto erfolgreicher und aktiver können Sie am
Werterhalt Ihres Zuhauses oder Ihrer Kapitalanlage mitwirken. Wir wünschen
Ihnen eine gute und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem Verwalter.
Erfahren Sie mehr über Risiken in Eigentümergemeinschaften.
Unser Titelbild stammt aus dem Neubauprojekt „MAYLIVING“ in Stuttgart-Feuerbach. Hier entstehen 70 Eigentumswohnungen.